1. IDENTITATEA OPERATORULUI

Site-ul xenbot.ro este operat de XENBOT SOLUTIONS S.R.L., societate cu răspundere limitată înregistrată în România, cu următoarele date de identificare:

Denumire: XENBOT SOLUTIONS S.R.L.

CUI: 54728993

Nr. Registrul Comerțului: J2026033048002

Sediu social: Strada Zămcii, Nr.38, Șcheia, Județ Suceava, 727525, România

Email: contact@xenbot.ro

Telefon: +40 740 601 269

Reprezentant legal: Boberschi Vladut, Administrator

Serviciile sunt prestate în calitate de persoană juridică, conform legislației române în vigoare, inclusiv Legea nr. 31/1990 privind societățile comerciale.

2. PREZENTARE GENERALĂ

XENBOT SOLUTIONS S.R.L. („XenBot", „noi", „societatea") este o agenție specializată în automatizări digitale bazate pe inteligență artificială, dezvoltare de chatboturi, integrări API și soluții de business automation.

Acești Termeni și Condiții („Termenii") reglementează relația contractuală dintre XENBOT SOLUTIONS S.R.L. și orice persoană fizică sau juridică („Clientul", „utilizatorul") care accesează site-ul xenbot.ro sau utilizează serviciile oferite.

Prin accesarea site-ului sau utilizarea oricărui serviciu, confirmați că ați citit, înțeles și acceptați integral acești Termeni. Dacă nu sunteți de acord cu oricare dintre prevederi, vă rugăm să nu utilizați serviciile noastre.

Acești Termeni se completează cu Politica de Confidențialitate și Politica de Cookie-uri disponibile pe site.

3. SERVICII OFERITE

XENBOT SOLUTIONS S.R.L. oferă, fără a se limita la, următoarele categorii de servicii:

Chatboturi AI – proiectare, dezvoltare și integrare de asistenți virtuali bazați pe modele de limbaj (LLM).

Automatizări de procese – fluxuri automate prin platforme precum n8n, Make (Integromat), Zapier.

Integrări API și platforme – Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger), Twilio, Shopify, Supabase, Vercel, OpenAI, ElevenLabs, Deepgram etc.

Sisteme de programări automate – integrare calendare, notificări, reminder-e.

Soluții personalizate de AI – consultanță, arhitectură și implementare pentru automatizarea operațiunilor de business.

Suport și mentenanță – asistență tehnică post-implementare conform contractului.

Fiecare serviciu este reglementat printr-un contract de prestări servicii individual, care stabilește: scopul exact, livrabilele, durata, prețul, termenele de plată și condițiile specifice. În caz de conflict între prezentii Termeni și contractul individual, prevederile contractului individual prevalează.

4. ÎNCHEIEREA CONTRACTULUI ȘI ACCEPTAREA OFERTEI

Contractul de prestări servicii se consideră încheiat la momentul semnării de ambele părți sau, în cazul serviciilor online, la confirmarea scrisă (email) a acceptării ofertei de către Client și emiterea facturii proforma de către XenBot.

XENBOT SOLUTIONS S.R.L. are dreptul de a refuza sau de a nu da curs oricărei solicitări fără a fi obligată să justifice decizia, mai ales dacă solicitarea implică activități ilegale sau incompatibile cu valorile societății.

5. RESPONSABILITĂȚILE CLIENTULUI

Clientul se angajează să furnizeze informații corecte, complete și actualizate, necesare prestării serviciilor, și să utilizeze serviciile XenBot exclusiv în scopuri legale și în conformitate cu legislația română și europeană aplicabilă.

Clientul nu va transmite, prin intermediul platformelor livrate, conținut ilegal, ofensator, discriminatoriu sau care încalcă drepturile terților. Va obține toate acordurile și consimțămintele necesare de la utilizatorii finali ai soluțiilor implementate (de exemplu: chatboturi ce colectează date personale).

Clientul va păstra confidențialitatea credențialelor de acces și va fi responsabil pentru toate activitățile desfășurate prin acestea. Va notifica XenBot în termen de maximum 48 de ore de la descoperirea oricărei vulnerabilități de securitate sau utilizări neautorizate.

De asemenea, Clientul va respecta termenii de utilizare ai platformelor terțe integrate (Meta, Twilio, OpenAI, Shopify etc.).

6. PROPRIETATE INTELECTUALĂ

Toate materialele, codul sursă, design-urile, fluxurile de automatizare, documentațiile tehnice, logo-urile și conținutul creat de XENBOT SOLUTIONS S.R.L. sunt protejate de drepturi de autor conform Legii nr. 8/1996 și reglementărilor UE aplicabile.

Transfer de drepturi: La achitarea integrală a prețului contractual, Clientul dobândește o licență perpetuă, neexclusivă de utilizare a soluțiilor livrate, exclusiv pentru scopul specificat în contract. Drepturile de proprietate intelectuală asupra componentelor generice, framework-urilor reutilizabile sau soluțiilor standard rămân în proprietatea XenBot, dacă nu se stipulează altfel prin contract.

Este interzisă reproducerea, distribuirea, revânzarea sau modificarea livrabilelor fără acordul scris prealabil al XENBOT SOLUTIONS S.R.L.

Clientul garantează că materialele furnizate (texte, imagini, date) nu încalcă drepturile de proprietate intelectuală ale terților și îl exonerează pe XenBot de orice răspundere în această privință.

7. PLĂȚI ȘI FACTURARE

Tarifele sunt specificate în oferta comercială și/sau contractul de prestări servicii. XENBOT SOLUTIONS S.R.L. emite facturi fiscale conform legislației române (Legea nr. 227/2015 – Codul Fiscal).

Plata se efectuează conform termenelor contractuale, prin transfer bancar, Stripe, Revolut Business sau alte metode convenite în scris. Facturile se achită în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere, dacă nu se convine altfel.

Întârzierile la plată generează penalități de întârziere de 0,1% pe zi din suma restantă, conform art. 1535 Cod Civil și OG nr. 13/2011. XenBot are dreptul să suspende serviciile la depășirea termenului de plată cu mai mult de 10 zile lucrătoare.

Avansurile achitate nu sunt rambursabile dacă proiectul a fost demarat și Clientul renunță unilateral. Pentru servicii recurente (mentenanță, abonamente), neplata timp de 30 de zile constituie temei de reziliere.

Prețurile afișate pe site nu includ TVA, dacă nu se specifică altfel. TVA se aplică conform cotelor legale în vigoare.

8. PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL (GDPR)

XENBOT SOLUTIONS S.R.L. acționează ca operator de date în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și al Legii nr. 190/2018. Prelucrarea datelor se face cu respectarea principiilor legalității, echității, transparenței, limitării scopului, minimizării datelor, exactității, limitării stocării și integrității.

8.1 Date colectate și scopuri

Datele de identificare (nume, email, telefon) sunt prelucrate în scopul comunicării, ofertării și executării contractului, în temeiul art. 6(1)(b) GDPR. Datele fiscale (CUI, adresă) sunt prelucrate pentru facturare și îndeplinirea obligațiilor legale, în temeiul art. 6(1)(c) GDPR. Detaliile despre afacere, buget și servicii solicitate sunt prelucrate pentru personalizarea ofertei și livrarea serviciilor, tot în temeiul art. 6(1)(b). Datele tehnice (IP, browser, dispozitiv) sunt prelucrate pentru securitate și analiza traficului (Google Analytics), în temeiul interesului legitim – art. 6(1)(f). Conversațiile din chatboturi și datele utilizatorilor finali sunt prelucrate în temeiul art. 6(1)(b) și art. 28 GDPR, în cadrul relației operator–împuternicit.

8.2 Instrumente și sub-procesatori

Site-ul și soluțiile livrate pot utiliza următoarele servicii terțe, care acționează ca împuterniciți ai operatorului sau operatori independenți, conform politicilor lor proprii: Google Analytics, Meta (Facebook/Instagram API), OpenAI GPT, n8n, Supabase, Vercel, Twilio, ElevenLabs, Deepgram și Stripe.

Aceste instrumente pot procesa date în state terțe (ex: SUA). Transferurile internaționale sunt asigurate prin mecanisme adecvate: clauze contractuale standard (SCC) sau decizii de adecvare ale Comisiei Europene (ex: Data Privacy Framework UE-SUA).

Lista completă a sub-procesatorilor și politicile de confidențialitate aplicabile sunt disponibile în Politica de Confidențialitate.

8.3 Durata păstrării datelor

Datele contractuale și fiscale se păstrează 10 ani de la data facturării, conform art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991. Datele de comunicare (email, mesaje) se păstrează 3 ani de la ultima interacțiune. Datele analitice anonimizate se păstrează maximum 26 de luni, conform setărilor Google Analytics. Datele din chatboturi se păstrează conform acordului cu Clientul, dar nu mai mult decât este necesar scopului.

8.4 Drepturile persoanelor vizate

În conformitate cu GDPR, aveți dreptul la acces, rectificare, ștergere („dreptul de a fi uitat"), restricționare, portabilitate, opoziție și retragerea consimțământului. De asemenea, aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – www.dataprotection.ro.

Cererile se transmit la: contact@xenbot.ro. Răspunsul se furnizează în termen de 30 de zile calendaristice.

8.5 Rolul dual – Operator și Împuternicit

În cazul soluțiilor livrate Clientului (ex: chatboturi, automatizări ce procesează date ale clienților finali ai Clientului), XenBot acționează ca împuternicit al operatorului (Clientul). În acest caz, se încheie obligatoriu un Acord de Prelucrare a Datelor (DPA – Data Processing Agreement) conform art. 28 GDPR, ca anexă la contractul de servicii.

9. COOKIE-URI

Site-ul xenbot.ro utilizează cookie-uri tehnice (strict necesare) și cookie-uri de analiză, cu consimțământul utilizatorului. Detalii complete, inclusiv modalitatea de revocare a consimțământului, sunt disponibile în Politica de Cookie-uri.

Cookie-urile de analiză (Google Analytics) sunt activate doar după acordul explicit al utilizatorului, în conformitate cu Directiva ePrivacy (2002/58/CE) și legislația română de transpunere.

10. CONFIDENȚIALITATE COMERCIALĂ

Ambele părți se angajează să păstreze confidențialitatea informațiilor comerciale, tehnice sau strategice schimbate în cadrul relației contractuale. Această obligație subzistă timp de 3 ani de la încetarea contractului.

XenBot nu va dezvălui terților informații despre afacerea Clientului fără acordul scris al acestuia, cu excepția obligațiilor legale.

XenBot își rezervă dreptul de a menționa numele Clientului și tipul de proiect realizat în portofoliul propriu, dacă Clientul nu obiectează în scris în termen de 30 de zile de la livrarea proiectului.

11. REZILIERE ȘI ÎNCETAREA CONTRACTULUI

Contractul poate înceta prin acord mutual, prin notificare scrisă semnată de ambele părți, sau prin notificare unilaterală cu preaviz de minimum 15 zile lucrătoare, în lipsa unor cauze de reziliere imediată.

Rezilierea de drept (fără preaviz) intervine în cazul neplății cu mai mult de 30 de zile, al încălcării grave a Termenilor, al insolvenței sau lichidării uneia dintre părți. În cazul forței majore care depășește 60 de zile, oricare parte poate rezilia contractul.

La încetarea contractului, Clientul va achita toate serviciile prestate până la data încetării. XenBot va livra Clientului toate livrabilele finalizate, proporțional cu sumele achitate. Datele Clientului stocate de XenBot vor fi șterse sau returnate conform acordului GDPR, în termen de maximum 30 de zile.

12. LIMITAREA RĂSPUNDERII

În limita maximă permisă de legislația română, XENBOT SOLUTIONS S.R.L. nu răspunde pentru daune indirecte, pierderi de profit, pierderi de date, pierderi de oportunitate de afaceri sau alte daune incidentale sau consecutive.

Răspunderea totală a XenBot față de Client, indiferent de temeiul juridic, nu va depăși suma totală achitată de Client în ultimele 12 luni pentru serviciile în legătură cu care s-a produs prejudiciul.

XenBot nu răspunde pentru întreruperi, modificări de API sau schimbări de politică ale platformelor terțe (Meta, OpenAI, Twilio, Google etc.) care afectează funcționarea soluțiilor livrate. Clientul este singur responsabil pentru conținutul publicat prin soluțiile livrate de XenBot și pentru respectarea termenilor platformelor terțe. XenBot nu garantează rezultate comerciale specifice (ex: număr de lead-uri, vânzări generate) din utilizarea soluțiilor de automatizare.

Aceste limitări nu se aplică în cazul prejudiciilor cauzate prin dol sau culpă gravă a XenBot.

13. FORȚĂ MAJORĂ

Niciuna dintre părți nu răspunde pentru neexecutarea obligațiilor contractuale cauzată de evenimente de forță majoră (calamități naturale, conflicte armate, acte ale autorităților, pandemii, atacuri cibernetice de amploare etc.), conform art. 1351 Cod Civil.

Partea afectată va notifica cealaltă parte în termen de 5 zile lucrătoare de la producerea evenimentului. Dacă forța majoră depășește 60 de zile, oricare parte poate rezilia contractul fără penalități.

14. LEGEA APLICABILĂ ȘI SOLUȚIONAREA LITIGIILOR

Prezentii Termeni sunt guvernați de legislația română. Orice litigiu apărut în legătură cu prezentii Termeni sau cu serviciile XenBot se va soluționa, cu prioritate, pe cale amiabilă, prin negociere directă, în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă a problemei.

Dacă nu se ajunge la o soluție amiabilă, litigiile vor fi deferite instanțelor judecătorești competente de la sediul XENBOT SOLUTIONS S.R.L., conform legislației procesual-civile române.

Pentru consumatori persoane fizice, se aplică prevederile OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor în contractele încheiate cu profesioniștii, precum și posibilitatea soluționării alternative a litigiilor (SAL/ODR) prin platforma ec.europa.eu/consumers/odr.

15. MODIFICĂRI ALE TERMENILOR

XENBOT SOLUTIONS S.R.L. își rezervă dreptul de a modifica prezentii Termeni în orice moment. Modificările semnificative vor fi comunicate Clienților activi prin email cu minimum 15 zile înainte de intrarea în vigoare.

Continuarea utilizării serviciilor după data intrării în vigoare a noilor Termeni constituie acceptarea acestora. Versiunile anterioare sunt arhivate și disponibile la cerere.

16. CONTACT

Email general: contact@xenbot.ro

Email GDPR / DPO: contact@xenbot.ro

Adresă corespondență: Strada Zămcii, Nr.38, Șcheia, Județ Suceava, 727525, România

Pentru orice întrebare sau nelămurire privind acești Termeni, vă rugăm să ne contactați înainte de utilizarea serviciilor.